صفحه اول » سيستم جامع اتوماسيون اداری
«سيستم جامع اتوماسيون اداري یارا» پس از شروع به کار در يک سازمان به تسهيل، تسريع، تصحيح روش ها، شفافيت عملکرد و اطلاع رساني آني در همه امور و فرآيندهاي سازمان از جمله فرآيندهاي مکاتباتي مي پردازد. سيستم هايي که به طور مجرد به امر مکاتبات اداري اختصاص دارند، هر چند که در محدوده فعاليت خود کارآمد و مفيد باشند در اصطلاح اهل فن به آنها سيستم دبيرخانه پيشرفته (بدون کاغذ) اطلاق مي گردد و در واقع فقط بخش کوچکي از وظايف يک سيستم جامع اتوماسيون اداري (امور مکاتباتی) را به عهده می گيرند . با توجه به تعريف فوق به پاره اي از ويژگي هاي« سيستم جامع اتوماسيون ادا ري یارا» محصول جدید شرکت پژوهش و نوآوري صنايع آموزشی مي پردازيم:

  • 1- فرآیند مداری: فرآیند، فعالیت یا فعالیت های منتهی به انجام یک امر اداری در سازمان می باشد . یک فرآیند دارای دو خصیصه عمده می باشد .
  • 1-1- مسیر فرآیند، که شامل نقاط کارشناسی، مدیریتی یا نرم افزاری می باشد
  • 1-1- مسیر فرآیند، که شامل نقاط کارشناسی، مدیریتی یا نرم افزاری می باشد
  • 1-2- داد ه های فرآیند، که در هنگام پیمایش مسیر ایجاد، تکمیل،کنترل و بروزآوری می گرددد . این مهم عمدتاً با بکارگیری نرم افزار های Microsoft Office تحقق یافته است
  • 2- نظام جامع نرم افزاراری سازمانی : ایجاد « نظام جامع سازمانی » تحت پوشش سیستم اتوماسیون یارا، با روش برقراری ارتباطات داده ای و کنترلی میان نرم افزارهای همبسته یک سازمان می باشد


  • 3- شروع خودکار فرآیندهای پیش نیاز دار : با استفاده از بخش Schedule سیستم اتوماسیون یارا، پس از تحقق پیش نیاز کافی برای شروع یک فرایند، آن فرایند به صورت خودکار به جریان می افتد .
    • مثال 1 – اعلام به موقع تمدید بیمه نامه خود روهای سازمان به مسئول مربوطه
    • مثال 2 – ارسال فیش حقوق برای پرسنل پس از تولید در سیستم حقوق
  • 4- قابلبیت اجرا در سازمان تک نقطه ای یا با ساختار تشکیلات درختی : به منظور بهربرداری از « سيستم جامع اتوماسيون اداري یارا » در هر یک از نقاط بهربردار یک Application Server نصب و راه اندازی می شود . هدف اصلی از به کارگیری Application Server ارایه خدمات به کاربران شبکه محلی است . این سرور برای ارسال نامه های صادره و دریافت نامه های وارده به دیگر نقاط درخت تشکیلاتی مطبوع خود، از طریق Server Mail عمل می کند . مثلا بین ستاد یک وزارت خانه و سازمان های استانی آن به همراه واحدهای تابعه، این عملیات به این گونه نمود پیدا می کند که نامه های صادره هنگام دریافت توسط گیرنده به طور خودکار تبدیل به نامه وارده کامل ( بدون نیاز به انجام اسکن و ثبت داده های دبیرخانه ای ) می شوند و فقط نیاز به ارجاع دارند .


  • 5- قابلیت انجام امور کارتابلی تحت WEB : نگارش شبکه محلی به عنوان راه حل اصلي و سریع ترین روش برای ارایه خدمات اتوماسیون در محل سازمان می باشد . نگارش تحت Web نيز روش مناسب برای خدمات رسانی به مدیران از نقاط دور دست یا قسمت های کوچکی از سازمان که به لحاظ مکانی جدای از مرکز هستند، می باشند


  • 6- قابلیت ثبت، گردش، بایگانی و ارایه سوابق مکاتباتی :
    • 1-6- ثبت داد های پایه دبیرخانه ای به همراه تصویر اسکن شده نامه وارده به انضمام دستور ارجاع در انواع دست نویس، تایپی یا قلم نوری
    • 2-6-چرخش نامه وارده در سازمان و ثبت داده های تکمیلی هر مرحله
    • 3-6-ارسال نامه وارده در پایان کار به بایگانی یا تولید نامه صادره آن و هدایت این نامه در مسیر اداری
    • 4-6- انجام بایگانی الکترونیکی و بایگانی فیزیکی آدرس دار بطور همزمان، امکانی همیشگی برای رسیدن به " متن کاغذی یک سند "از طریق "رکورد کامپیوتری و بالعکس را برقرار می کند
    • 5-6- نحوه كاركردن در اين بخش، بطور كلي مشابه روش كار در سيستم دبيرخانه تحت DOS اين شركت مي باشد
  • 7- قابلیت گزارش گیری در بخش ها ی مکاتباتی و غیر مکاتباتی: گزارش گیری فرآیندهای مکاتباتی و دیگر فرآیندهای سازمان در انواع" گزارشات تیپ" و" گزارشات با شرایط انتخاب آزاد " می باشد . داده های عرضه شده برمبنای اولویت ها و مجوزهای برخاسته از رده بندی های درخت سازمانی تولید ونمایش داده می شوند.

  • 8- برقراری سطوح امنیتی : در« سیستم جامع اتوماسیون اداری یارا» با بکارگیری روش های رمزگذاری، ایجاد سپرهای امنیتی، آلگوریتم های جداسازی و طبقه بندی مرتبط شرایطی مطمئن و قابل اتکا ایجاد شده است


  • 9- خدمات مانیتورینگ کارکنان حاضر در سازمان و فعال در سیستم : در صورت استاندارد بودن دستگاه کارت خوان «سیستم جامع اتوماسیون اداری یارا » قابلیت های ذیل را عرضه می کند.
    • 1-9- قابلیت اطلاع رسانی راجع به افراد حاضر
    • 2-9- قابلیت اطلاع رسانی ورود غایبین به فرد یا افراد منتظر
  • 10- خدمات ویژه جهت تکریم ارباب رجوع : مانیتورینگ فرآیندهای جاری سازمان و نمایش آنها در سالن انتظار، به جهت جلوگیری از ازدحام و ترددهای بی مورد در بخش های اداری مي باشد


  • 11- کنترل و افزایش بهره وری : با بکارگیری امکانات و تسهیلات قوی مدیریتی مانند کنترل کمی و کیفی کار، بررسی روش عملکرد پرسنل و غیره می توان به افزایش سطح بهره وری در سازمان پرداخت.
    • مثال 1 :با استفاده از کار تابل" امور فعال قبل از من"، کاربر می تواند از کم و کیف و میزان فوریت فرآیند(ها) یی که قرار است در آینده به کارتابل او وارد شوند مطلع گردد و بدین ترتیب امکان برنامه ریزی کاری مطلوب خواهدداشت
    • مثال 2 : با استفاده از کارتابل امور فعال بعد از من، مدیر ارجاع دهنده از انجام کار، زمان مصرفی، ملحقات و نتیجه نهایی آ گاه می شود . کارشناسان نیز با استفاده از این کارتابل می توانند به پاسخ گویی در مورد وضعیت کنونی یک پرونده بپردازند.
  • 12- طبقه بندی امور: در «سیستم اتوماسیون اداری یارا » امکان طبقه بندی فرایندها بطور کاملا" منعطف و قابل تطبیق با روشهای جاری سنتی (نگهداری فایل ها جهت بایگانی شخصی در اتاق ها) به وجود آمده است . استفاده از این امکان، باعث حذف فیزیکی" کمدهای بایگانی " و آزادسازی فضا در اتاق ها می شود


  • 13- كارتابل هاي همزمان : امكان دسترسي همزمان به بیش از یک کارتابل می باشد. عموما" این نوع دسترسی در شرایط عدم حضور مدیران یا کارشناسان به فرد همتایی،تحت عناوین ذیل اعطا می شود.
    • 1-13- جانشین: این نوع دسترسی توسط کاربر و برای مدت کوتاهی، مثلا" مرخصی چند روزه برقرار می شودو پس از انقضا مدت بطور خودکار ملغی می گردد
    • 2-13- همطرازی: این نوع دسترسی پس از تایید توسط مقام مافوق، توسط مدیر سیستم یارا برقرار می شود و همیشگی می باشد


>>>> ویژه مدارس<<<<



شرکت های همکار

شرکت بازرسی مهندسی ایران
بازرسی مهندسی و صنعتی ایران
ایران ارقام
خدمات بازرگانی آموزش ایران
لیزینگ فرهنگیان
بیمه معلم
گروه صنعتی پلور سبز
ساختمانی معلم
صنایع آموزشی
تامین مسکن فرهنگیان
تجهیزات مدارس ایران
بانک سرمایه
خدمات مسافرتی و جهانگردی زاگرس